La versión 07 de la guía de buenas prácticas, editada el 21 de julio de 2026, fija límites para toda la comunidad educativa. Los datos especialmente protegidos deben gestionarse mediante Séneca o iPasen.
Usar Google Workspace forma parte ya del día a día de muchos colegios e institutos, pero no vale toda la información que aportemos a dicha herramienta digital. La Junta de Andalucía ha establecido qué datos no pueden introducirse, almacenarse o compartirse en los servicios de Google Workspace for Education proporcionados por la Consejería. Las restricciones afectan al profesorado, alumnado y familias e incluyen datos sensibles, además de fotografías, vídeos y grabaciones de voz cuando permiten identificar a una persona.
Qué datos no se pueden subir a Google Workspace en los colegios
La Consejería califica como categorías especiales determinados datos personales por su carácter sensible. Su guía establece que está “terminantemente prohibido” introducirlos, solicitarlos, almacenarlos o compartirlos en Google Workspace for Education.
La prohibición alcanza a estas categorías:
- Información sobre salud, incluidas enfermedades, diagnósticos, tratamientos y discapacidad.
- Origen racial o étnico.
- Convicciones religiosas o filosóficas.
- Opiniones políticas o afiliación sindical.
- Datos genéticos o biométricos que identifiquen de forma única.
- Datos sobre vida u orientación sexual.
El documento añade una restricción especialmente relevante para colegios e institutos. No permite captar, subir, almacenar o compartir fotografías, vídeos o grabaciones de voz identificables del alumnado o profesorado mediante estos servicios. La Junta señala expresamente Drive y Classroom al explicar que no deben utilizarse para guardar vídeos o audios con rostros o voces identificables.
Séneca e iPasen deben utilizarse para los datos sensibles y la comunicación oficial
Google Workspace está concebido como una herramienta de apoyo educativo y colaboración. No sustituye a los sistemas administrativos de la Consejería. La comunicación institucional entre profesorado, alumnado y familias debe realizarse mediante Séneca e iPasen, según la propia guía.
La misma separación afecta a la gestión académica. Las calificaciones oficiales y los datos administrativos complejos corresponden a Séneca. Esta cuestión sobre la protección de la información escolar ha ganado además relevancia después del reciente ciberataque a Séneca, que obligó a revisar accesos de docentes y estudiantes. La Consejería identifica a Google Ireland Limited como encargado del tratamiento dentro del servicio, mientras que la Administración educativa mantiene la responsabilidad sobre dicho tratamiento.
Gemini y NotebookLM tienen límites adicionales para profesores
La actualización también concreta cómo deben utilizarse herramientas de inteligencia artificial incluidas en el entorno educativo. En Gemini no deben introducirse nombres, apellidos, imágenes, correos electrónicos, direcciones IP u otros datos personales identificables. También quedan excluidos los datos especialmente protegidos por el artículo 9 del RGPD.
NotebookLM tiene restricciones similares. El profesorado no debe cargar documentos con datos personales identificables ni información sensible o confidencial. La guía menciona de forma específica actas, evaluaciones e informes internos entre los contenidos que no recomienda almacenar. Estas reglas llegan en un curso en el que parte del trabajo docente tiene mayor componente digital y telemático, como recoge la nueva regulación sobre tareas docentes a distancia.
Qué deben tener en cuenta profesores, alumnos y familias
El profesorado debe revisar los archivos y comunicaciones antes de compartirlos. La guía advierte incluso sobre actividades escolares aparentemente ordinarias. Pone como ejemplo una redacción donde un alumno revele explícitamente su ideología o sus creencias religiosas. Ese contenido no debe tratarse en la plataforma si permite asociar esa información al estudiante.
Las familias también tienen un papel definido. Deben supervisar el uso que los menores realizan de estas herramientas y pueden ejercer sus derechos de protección de datos cuando corresponda. Los centros, por su parte, deben aplicar las directrices de la Consejería y comunicar los incidentes relacionados con información personal. La guía oficial de Google Workspace de la Junta recoge todas estas obligaciones para la comunidad educativa.
